上班族必備軟實力

公司文件檔案以紙本方式存放，歷年資料持續增加；一般的文件檔案歸檔、保存、簽核、調閱等，常因高度重複導致容易出錯；文件管理流程沒有統一及數位化，經常成為影響企業工作的效率；總要定期印出ISO相關文件佈達給員工，既耗時又耗紙。

針對這些日常文件處理上的痛點，力新國際科技的NewSoftOA文件管理系統方案助力企業將文件管理流程自動化，符合ISO管理規範管控文件，高效管理企業文件檔案資產的同時也跨入ESG永續管理的第一步。

自動化文件管理，資料夾分類分權、匯入文件、尋找文件
企業需要定期保存文件，但檔案室裡不斷增加的文件不但耗用大量寶貴的空間，也增加員工的工作負擔。NewSoftOA 文件管理系統，可結合企業內部的多功能事務機批次上傳文件，ISO手冊、程序書、指導書、紀錄/表單、重要合約、簽收單據、財務報表，都可在文件檔案掃描後，歸檔至NewSoftOA文件管理系統中；可於系統中設定各部門及同仁的閱讀權限內容；要調閱文件時，可依部分、分類、關鍵字、日期等資訊查找，簡化企業文件統整的流程。

文件管理結合簽核功能，輕鬆控管文件的有效性 
ISO文件的審核與發佈，需要經過相關部門主管、同仁進行文件簽核後，才會公告上架。然而，傳統的紙本文件審核上架流程，經常遇到文件送出審核確認的過程中，不知卡在哪一個關卡或文件消失要重跑流程的情況。NewSoftOA文件管理系統結合簽核流程，讓文件審核及發佈的流程透明化，確保組織相關人員，可隨時獲得最新版本的有效文件。

雲端線上閱讀文件省紙又減碳，企業敲向ESG永續管理的首部曲 
ESG浪潮興起，節能減碳成為企業的營運重點。然而，每製造一張A4 紙，需排放約18 公克的二氧化碳，相當於每人每45分鐘所產生的二氧化碳含量。以NewSoftOA文件管理客戶的使用量推估，客戶採用至今已減少列印的文件已超過200萬份，若換算成一般文件的紙張用量，等於少砍3,600棵樹木，節省的碳排放量甚至超過650公噸。減碳其實很簡單，企業不需要導入架構龐大或功能豐富的IT系統，只要採用NewSoftOA文件管理系統，將公司文件數位化，透過線上閱讀文件、減少文件列印，減碳效益立即獲得成效。

貴企業也有文件管理的困擾嗎？想要邁入ESG，卻不知從何著手嗎? 
這時，就讓NewSoftOA文件管理系統幫助您。更多服務資訊，請見，力新國際科技文件管理官網：https://www.newsoft.com.tw/products/product_page.php?P_Id=51
電話諮詢：02-77212080